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La facturación electrónica será obligatoria para todas las empresas en España, incluyendo pymes y autónomos. Esta normativa es parte de la Ley Crea y Crece y busca combatir la morosidad, mejorar la transparencia en las transacciones comerciales y prevenir el fraude fiscal. En nuestro boletín te respondemos a las dudas de los puntos más importantes de esta nueva reforma y cómo afectarán a tu negocio.

¿Qué es la facturación electrónica?

La Ley Crea y Crece establece que todas las empresas, independientemente de su tamaño, deberán emitir facturas electrónicas en sus transacciones comerciales con otras empresas y autónomos. Esto significa que tanto los talleres de mecánica como las tiendas de recambios de coche deberán digitalizar sus procesos de facturación, dejando atrás el uso de facturas en papel.

Importante: Aunque esta obligación afectará a todas las empresas, los autónomos tendrán un margen adicional para adaptarse, con plazos que podrían extenderse hasta 2027 o 2028, dependiendo de cuándo se publique la normativa definitiva en el BOE.

¿Cómo emitimos las facturas electrónicas?

Las empresas con una facturación anual inferior a 6 millones de euros deberán enviar sus facturas electrónicas a la Agencia Tributaria de manera instantánea. Hacienda ofrecerá un sistema gratuito llamado Verifactu, que permitirá emitir hasta 100 facturas anuales sin necesidad de software privado, facilitando el cumplimiento de las obligaciones fiscales.

¿Qué diferencia hay entre las facturas actuales y las electrónicas?

Una de las novedades más relevantes es la introducción del código QR en todas las facturas electrónicas. Este código permitirá a Hacienda verificar rápidamente si la factura ha sido remitida correctamente y si el emisor está registrado, lo que agilizará las deducciones en la declaración de impuestos. Además, el código QR facilitará a los clientes la consulta de los detalles de la factura simplemente escaneándolo.

¿Qué elementos hay que incluir en la factura electrónica?

Además de los elementos básicos de una factura tradicional, como el número, datos del emisor y remitente, concepto, fecha, impuestos, importe y método de pago, la factura electrónica deberá incluir:

• Firma electrónica avanzada: Todas las facturas emitidas mediante plataformas privadas deberán estar firmadas electrónicamente para garantizar su autenticidad.

• Código único de identificación: Cada factura electrónica deberá incluir un código que contenga el NIF del emisor, el número y serie de la factura, y la fecha de emisión.
• Plataforma homologada: Las facturas deberán emitirse a través de un sistema aprobado por la Agencia Tributaria o mediante plataformas de facturación homologadas.
• Información adicional en PDF: Durante los primeros 12 meses desde la entrada en vigor de la normativa, las facturas electrónicas deberán acompañarse de un documento en formato PDF para garantizar su legibilidad, especialmente para aquellas empresas y profesionales que aún no estén obligados a recibir facturas electrónicas.

¿Cuándo entrará en vigor la obligación de facturación electrónica?

El artículo 12 de la Ley Crea y Crece establece que la obligación de facturación electrónica para las empresas y profesionales entrará en vigor un año después de que se apruebe el desarrollo reglamentario para aquellas empresas con una facturación anual superior a ocho millones de euros. Para las empresas y profesionales con una facturación anual inferior, esta obligación entrará en vigor dos años después de la aprobación de dicho reglamento.

¿Cuál es la situación actual?

Aunque la ley ya ha sido aprobada, el reglamento que detalla cómo se implementará la obligación de facturación electrónica aún no ha sido aprobado. El plazo de audiencia pública, un proceso en el que se recogen opiniones y sugerencias sobre el reglamento propuesto, finalizó el 10 de julio de 2023. Se espera que el reglamento se apruebe en los próximos meses.

¿Qué ventajas tiene la facturación electrónica?

Adoptar la facturación electrónica no solo es un requisito legal, sino que también ofrece numerosas ventajas:

• Control de la morosidad: Mejora el seguimiento de pagos pendientes.
• Reducción de costes: Elimina el uso de papel y reduce costes operativos.
• Impacto ambiental: Contribuye a la sostenibilidad.
• Digitalización: Fomenta la modernización de las empresas.

¿Qué ocurre si no aplicamos la implantación de la facturación electrónica?

El incumplimiento de estas nuevas obligaciones puede acarrear multas significativas. Las empresas que no dispongan de un sistema de facturación electrónica adecuado podrían enfrentarse a sanciones de hasta 10.000 euros. Estas sanciones se aplicarán en función del número de personas afectadas por la infracción y la persistencia de la conducta infractora.

La obligatoriedad de la facturación electrónica es un cambio significativo que requiere preparación. Te recomendamos que comiences a adaptarte desde ahora para asegurar que tu negocio esté en pleno cumplimiento cuando la normativa entre en vigor.

¿Qué pasos debes seguir?

 ¡No dejes que esta reforma te pille desprevenido/a! Desde Andel, te dejamos estas recomendaciones para que puedas adaptar tu negocio a tiempo.

• Evalúa tus necesidades: Revisa tu sistema actual de facturación y planifica su actualización.
• Selecciona un proveedor de software: Investiga las opciones disponibles en el mercado, compara sus características y las opiniones de otros usuarios para tomar una decisión informada y sobre todo, comprueba que cumple con los requisitos legales y fiscales establecidos por la Ley 18/2022 Crea y Crece. 

• Solicita el Kit Digital: Aprovecha las subvenciones para la digitalización con el programa Kit Digital, Consulta aquí las bases del Kit Digital

• Forma a tu equipo: Asegúrate de que todos los miembros del equipo estén adecuadamente formados, aprovechando los recursos educativos  la formación que suelen ofrecer los proveedores de software.

No esperes hasta el último momento para hacer estos ajustes; comienza a prepararte ahora para asegurar una transición suave y eficiente. Si tienes dudas o necesitas asistencia adicional, no dudes en consultar con expertos en el área, para enfrentar con éxito esta nueva era de la facturación electrónica y garantizar que tu negocio esté bien posicionado para el futuro.